Adminitrasi Bisnis

Pengertian Administrasi

Pengertian Administrasi adalah rangkaian kegiatan perbuatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu dapat dicakup dengan satu istilah yaitu administrasi yang dalam bahasa Inggris disebut administration.

Dari uraian di atas kita dapat menarik kesimpulan tentang Administrasi. Yaitu sebagai ilmu dan seni.

1. Pengertian dari Administrasi menurut “Ilmu” adalah suatu ilmu yang mempelajari aktivitas manusia yang bersifat kooperatif dan bagaimana cara-cara merealisasikannya yang terkumpul secaras sistemasi.
2. Sedangkan pengertian Administrasi sebagai “Seni” adalahmerupakan proses kegiatan yang perlu dikembangkansecara kontinu, agar administrasi sebagai suatu cara untukmencapai tujuan yang benar-benar dapat memberi peranan yang diharapkan.

Pengertian sempit dan luas dari Administrasi adalah: Administrasi dalam arti sempit, yaitu berasal dari kata “administratie” (bahasa Belanda) yang meliputi kegiatan: Catat-mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketikmengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan

Administrasi dalam arti luas, yaitu dari kata “administration” (bahasa Inggris), merupakan kegiatan dari pada kelompok yang mengadakan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Artinya:

1. Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)

2. Adanya kerjasama dari kelompok tersebut

3. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan

4. Adanya tujuan kelompok

5. Adanya pemanfaatan berbagai sumber

Perkembangan Ilmu Administrasi

Perkembangan administrasi, sejak lahirnya tahun 1886 sampai sekarang telah menjalani empat masa, yaitu:

1. Masa pertama disebut survival period (1886-1930).Tahun 1886 sering disebut sebagai “tahun” lahirnya ilmu administrasi

2. Masa kedua disebut consolidation and completionperiod (1930-1945).

3. Masa ketiga disebut human relations period (1945-1959).

4. Masa keempat disebut behavioral period (1959-sekarang).

The Liang Gie merinci Ilmu Administrasi dari dua sudut yaitu:

Berdasarkan unsur-unsur administrasi:

1. Ilmu Administrasi.

2. Ilmu Management.

3. Ilmu Komunikasi.

4. Ilmu Adm.epegawaian.

5. Ilmu Adm. Keuangan.

6. Ilmu Adm.Perbankan.

7. Ilmu Tata Usaha.

8. Ilmu Hub.Masyarakat

Administrasi menurut lingkungan, suasana dan tujuan.

1. Ilmu Adm. Negara (Adm.Kepolisian, militer,pengadilan dan sebagainya)

2. Ilmu Adm. Perusahaan (Adm. Penjualan,Periklanan. Kepasaran, dsb)

3. Ilmu Adm. Sosial

Prosedur Perkantoran

Definisi Prosedur Menurut Moekijat:

Prosedur adalah urutan langkah-langkah (pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut dilakukan,

berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukan, dan siapa yang melakukan.

Dengan demikian prosedur dapat disimpulakn:

1. Metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas yang akan datang.

2. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.

3. Pedoman untuk bertindak.

Setiap uraian pekerjaan harus didukung oleh prosedur kerja yang baik. Sistem informasi manajemen dibakukan dalam prosedur. Sistem informasi manajemen yang baik akan efektif dan efisien jika didukung oleh prosedur yang baik.

Prosedur tertulis

Prosedur kerja dalam setiap kantor hendaknya:

1. Bersifat formal, artinya diakui oleh semua orang dalam organisasi.

2. Tertulis

3. Prosedur hendaknya selalu diperbaharui, up to date dengan perkembangan organisasi yang aktif dan  dinamis.

Manfaat prosedur tertulis adalah:

1. Planning – Controlling

a. Mempermudah dalam pencapaian tujuan.

b. Merencanakan besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.

c. Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.

d. Mempermudah pengawasan.

2. Organizing

a. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan.

b. Dihubungkan dengan alat yang mendukung pekerjaan kantor dan dokumen.

c. Menciptakan konsistensi kerja.

3. Staffing-leading

a. Membantu atasan dalam memberikan instruksi kerja bagi pegawai.

b. Konseling untuk bawahan agar memberikan kontribusi maksimal .

c. Mempermudah pemberian penilaian bagi bawahan.

4. Coordination

a. Menciptakan koordinasi yang baik antar departemen.

b. Untuk menetapkan dan membedakan prosedur rutindan independen

Metode penulisan prosedur

1. Deskriptif adalah prosedur yang sangat sederhana dan tidak memerlukan simbol-simbol khusus.

2. Chart

Jika perusahaan semakin berkembang maka prosedur kerja akan semakin rumit, penggunaan diagram dapat meminimalisasi tahap prosedur tertulis dan digantikan dengan simbol atau kode yang menunjukan seluruh aksi dalam bentuk yang lebih singkat.

Tahapan penulisan prosedur

Prosedur kerja kantor harus mendukung pencapaian tujuan yang hendak diraih oleh setiap bagian, departemen, divisi dan organisasi secara keseluruhan. Prosedur kerja hendaknya mampu menciptakan arus kerja yang efisien sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan oleh pihak yang berwenang dan mempermudah pelaksanaan kegiatann operasional kantor.Berdasarkan hal ini ada beberapa tahapan yang harus dilalui, yaitu:

1. Identifikasi terhadap pekerjaan/operasi yang akan dikerjakan dan dianalisis dengan sistem yang ada.

2. Menyelaraskan logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh prosedur yang ada diperusahaan.

3. Membuat urutan langkah yang paling cocok dan logis