Prosedur Perkantoran

Definisi Prosedur Menurut Moekijat:

Prosedur adalah urutan langkah-langkah (pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut dilakukan,

berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukan, dan siapa yang melakukan.

Dengan demikian prosedur dapat disimpulakn:

1. Metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas yang akan datang.

2. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.

3. Pedoman untuk bertindak.

Setiap uraian pekerjaan harus didukung oleh prosedur kerja yang baik. Sistem informasi manajemen dibakukan dalam prosedur. Sistem informasi manajemen yang baik akan efektif dan efisien jika didukung oleh prosedur yang baik.

Prosedur tertulis

Prosedur kerja dalam setiap kantor hendaknya:

1. Bersifat formal, artinya diakui oleh semua orang dalam organisasi.

2. Tertulis

3. Prosedur hendaknya selalu diperbaharui, up to date dengan perkembangan organisasi yang aktif dan  dinamis.

Manfaat prosedur tertulis adalah:

1. Planning – Controlling

a. Mempermudah dalam pencapaian tujuan.

b. Merencanakan besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.

c. Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.

d. Mempermudah pengawasan.

2. Organizing

a. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan.

b. Dihubungkan dengan alat yang mendukung pekerjaan kantor dan dokumen.

c. Menciptakan konsistensi kerja.

3. Staffing-leading

a. Membantu atasan dalam memberikan instruksi kerja bagi pegawai.

b. Konseling untuk bawahan agar memberikan kontribusi maksimal .

c. Mempermudah pemberian penilaian bagi bawahan.

4. Coordination

a. Menciptakan koordinasi yang baik antar departemen.

b. Untuk menetapkan dan membedakan prosedur rutindan independen

Metode penulisan prosedur

1. Deskriptif adalah prosedur yang sangat sederhana dan tidak memerlukan simbol-simbol khusus.

2. Chart

Jika perusahaan semakin berkembang maka prosedur kerja akan semakin rumit, penggunaan diagram dapat meminimalisasi tahap prosedur tertulis dan digantikan dengan simbol atau kode yang menunjukan seluruh aksi dalam bentuk yang lebih singkat.

Tahapan penulisan prosedur

Prosedur kerja kantor harus mendukung pencapaian tujuan yang hendak diraih oleh setiap bagian, departemen, divisi dan organisasi secara keseluruhan. Prosedur kerja hendaknya mampu menciptakan arus kerja yang efisien sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan oleh pihak yang berwenang dan mempermudah pelaksanaan kegiatann operasional kantor.Berdasarkan hal ini ada beberapa tahapan yang harus dilalui, yaitu:

1. Identifikasi terhadap pekerjaan/operasi yang akan dikerjakan dan dianalisis dengan sistem yang ada.

2. Menyelaraskan logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh prosedur yang ada diperusahaan.

3. Membuat urutan langkah yang paling cocok dan logis